中国农业科学院兰州兽医研究所

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办理出国访问、参加国际会议程序

admin

2008-5-27

1、与国外联系，索要邀请函，准备8张小二吋白底正面免冠光面彩色近照照片，要求如下:
（1）照片尺寸为小二吋，48毫米×32毫米，照片头像比例适中。头像宽度尺寸为21至24毫米，头像长度尺寸为28至33毫米，头像居于相片中上部。
（2）照片为正面照，坐姿端正，露出双耳。
（3）照片要清晰，照片的背景无任何装饰物，照片背景颜色以白色为佳，请勿用红色、褐色或黑色等深颜色。
（4）照相时衣着应该整齐，衣服最好有领子，不要穿浅色衣服，不要穿工作制服（如渔政制服、军装等）。不要化浓妆，不能戴过大的耳环、不要戴帽子，不要留胡须和怪异的发型。不能戴茶色眼镜。戴近视眼镜照相时应该避免眼镜片上有反光白点。照相时只配戴一个空镜框。
（5）申请外交护照、公务护照时必须提供白色背景的彩色照片。
（6）剪裁照片时注意不要裁到头发或使人像发生偏斜。
（7）一次性快照、黑白照片、翻拍的照片或各种彩色打印机打印的照片均不能用于办理护照。
2、向科技处提出申请报告，按农业部网上申报要求填写请示模板（见附件）。说明出访目的、地点、任务、在外停留日期，费用来源等、出国人员名单、出访日程、个人简历，并附上邀请函。正所级领导出访时还需附所级领导干部请假表。
3、由科研处审核后报主管所领导签字，报中国农业科学院国际合作局及主管院领导审批。
4、由中国农业科学院审批同意后报农业部国际合作司审批，此后所有办理工作可由院国际合作局代办，每人收费500元，也可由个人自己办理。
5、国际合作司审批同意后在国际合作司综合处办理出国任务批件一式两份。
6、获得出国任务批件后可以使用因私护照办理签证，也可使用因公护照。如使用因私护照，大多数情况下需本人亲自前往北京在外国驻华大使馆办理。因私护照办理签证时所需时间短，但有被拒签的可能。
7、如持因公护照办理签证，则需将一份出国任务批件传真至我所，在综合处领取出国政审表（正处级以上人员填出国人员政审备案表）一式三份。由综合处签署意见，主管书记或党委委员签发后随出国任务批件一份原件报院人事局科技干部处进行政审，获取政审批件（如时间紧张，出国政审表或政审备案表可同出国请示同时报送）。
8、准备好以下材料办理护照：
（1）填写护照申请卡。护照申请卡在外交部网站，其网址为http://www.funpre.gov.cn，要求在计算机上直接按录入护照申请卡中的各项内容，然后打印出护照申请卡。护照申请卡中“自办单位”一栏填写“农业部”，“团组号”一栏不用填写。护照申请卡中的内容不能用手工填写或涂改。
（2）四张白色背景正面免冠光面彩色小二吋照片。
（3）出国任务批件原件（见本程序5款）。
（4）出国政审批件（或备案表，处级以下人员在政审批件有效期（一般为一年）内填备案表）。
（5）本人清晰的身份证复印件或户口薄复印件。
以上材料准备齐全后交给农业部签证办公室，由该办公室统一送外交部办理因公护照。一般情况下，所有材料送外交部后一周即可办好护照，如时间紧迫，可以申请加急，需额外收费。
9、办理护照的其他注意事项。
（1）原有的护照在未到失效期以前可以办理护照延期。办理护照延期除照片只需要两张、不需提供身份证或户口簿的复印件外，所需其他材料与新办护照的要求一样。打印护照申请卡时，在护照卡片上贴身份证或户口薄的地方删掉原来的文字，重新录入“请办护照延期”的字样。
（2）申请办理新护照或办理护照延期时申请人必须交回所有还在有效期内的旧护照。
（3）因前后两次出国任务时间相距较近而无法及时办理有关出国手续而需要申请办理第二本护照的人员，需提供这两次出国任务批件的原件及复印件、政审批件原件，并且由农业部国际合作司向外交部领事司出具一份公函，说明申办第二本护照的理由和要求，在获得外交部批准后方可办理。
（4）根据外交部和部人事劳动司的有关规定，因公护照由签证处统一保管。如需借用，要凭办好的出国任务批件原件和政审批件原件，并交付押金才能借出护照。收到上述材料和押金后签证处开具护照押金收据，借出护照。借用护照者用完护照后要及时归还，签证处收到护照押金收据和护照后退还护照押金。
（5）如果当事人不慎遗失护照，当事人要写出书面检查并尽快上报部国际合作司，由部国际合作司致函外交部领事司申请挂失。外交部在收到有关检查和公函以后，挂失注销旧护照，旧护照注销一个月后可申请办理新护照。
（6）持照人要在护照上用签字笔签名。
（7）持照人要自留护照复印件备查。
10、拿到护照后，按护照管理的要求，在最后一页的持照人签名处签名。
11、根据出访国家要求填写该国的签证申请表，准备好其他签证所需的材料，和护照一起交农业部签证办公室统一送拟出访国家的驻华使馆办理签证。
12、以申报国家（奥地利、比利时、丹麦、芬兰、法国、德国、希腊、冰岛、意大利、卢森堡、荷兰、挪威、葡萄牙、西班牙、捷克、爱沙尼亚、拉托维亚、马尔他、波兰、斯洛文尼亚）。
（1）签证申请表一式两份，可以在使馆网站下载后填写，并贴好照片，另附一张照片。
（2）费用证明用英文打印在带有单位文头的A4纸上，单位盖章。（分别写明在国外期间的吃、住、行和医疗保险由谁支付。费用证明应包括访问目的、访问日期、成员的姓名、职务、单位地址电话）。
（3）旅馆订单（有明确的停留时间）所需向邀请单位索要或自己预订后由宾馆传真发来。
（4）单位派遣函（也叫在职证明）用中、英文各写一份。用有单位名称的公函A4纸打印，单位负责人签字、盖章。（内容写明成员的姓名、职务、单位地址电话，单位领导同意派出。应什么人邀请，去干什么，停留几天，任务结束后保证回国）。
（5）邀请信原件一份。
（6）国外的日程安排。
（7）护照复印件一份。（用A4纸复印，每张纸印一个人的护照，竖着印）。
（8）要机票订单，可向预订机票的航空公司或订票点索要。
（9）要保险公司的保单原件和复印件。申根国家一般要求保险金额为30万元。可在北京购买，要提前告知护照号及国外停留日期。
13、上述材料送达农业部签证办公室后，一般情况下，两周后可获得签证。
14、获得签证后应仔细检查姓名、时期等是否正确，在相关公司购买机票出国。
15、在出国前，因根据财政部财行[2001]73号文“财政部外交部关于印发《临时出国人员费用开支标准和管理办法》的通知”换取外汇，并根据该规定使用外汇。
16、回国后，应将因公护照交回农业部签证办公室，退回押金。处级以上领导干部应将因私护照交本所综合处，其他人员的因私护照自己保存。
17、撰写考察或参加会议的报告，由科研处审核办理报销。


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